Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Kundenportal ist:

HolzFux
Emanuel Schmälzlin
(Betreiber in der Pilotphase; Betreiber wird voraussichtlich ein neu gegründetes Unternehmen)
Buhler 6
79348 Freiamt, Deutschland

E-Mail: kontakt@holzfux.app

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG, TDDDG). Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über TLS/HTTPS. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

Website und Kundenportal laufen auf einem Server unseres Hosting-Dienstleisters IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, im Rechenzentrum in der Europäischen Union (Spanien). IONOS verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Zur Auslieferung der Seiten wird Ihre IP-Adresse technisch verarbeitet; sie ist für die Kommunikation zwischen Ihrem Gerät und dem Server unerlässlich.

Zugriffsprotokolle mit IP-Adresse bewahren wir 7 Tage auf, um Angriffe zu erkennen und Störungen zu beheben. Anmeldevorgänge im Kundenportal (Erfolg, Fehlversuch, Sperre) protokollieren wir 30 Tage lang mit gekürzter IP-Adresse (letzter Block entfernt). Danach werden die Protokolle automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Offen: Die Anmelde-Protokollierung wird mit dem Portal-Paket B eingebaut (TECH-DEBT #84); die heutige Anmeldung protokolliert noch nicht.

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies, keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies. Deshalb gibt es kein Cookie-Banner. Im Einzelnen:

• portal_session: wird nur nach einer Anmeldung im Kundenportal gesetzt und hält Ihre Sitzung aufrecht (httpOnly, Laufzeit 7 Tage).
• portal-theme: speichert Ihre Wahl der hellen oder dunklen Darstellung.

Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG (für den ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Ein Kundenkonto entsteht nur über den Einladungslink eines Holztransporteurs, der mit unserer Software arbeitet. Mit dem Link legen Sie Ihr Konto an oder verknüpfen ein bestehendes Konto mit diesem Transporteur. Ein Konto kann mit mehreren Transporteuren verknüpft sein; die Verknüpfung entsteht nur durch Einladung, nie durch einen Abgleich von Namen oder Adressen.

Für das Konto verarbeiten wir:

• Anmeldename und E-Mail-Adresse (Kontaktweg), Name bzw. Firma und Anschrift für die Abrechnung,
• Ihr Passwort, ausschließlich als kryptografischer Hash,
• die Verknüpfungen zu Ihren Transporteuren mit Ihrer Kundennummer bei der jeweiligen Firma,
• Zeitpunkt und Fassung der Nutzungsbedingungen, denen Sie zugestimmt haben,
• Angaben zu Abo, Probemonat, Rechnungen und Zahlungsstatus.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung bzw. Anbahnung des Vertrags über das Kundenkonto (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an der Zugangssicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten speichern wir, solange das Konto besteht. Ein Konto ohne Verknüpfung zu einem Transporteur und ohne Anmeldung löschen wir nach 12 Monaten; vorher erhalten Sie einen Hinweis per E-Mail und weitere 3 Monate Zeit. Rechnungsdaten bewahren wir nach den steuerlichen Vorschriften 8 Jahre auf (§ 147 AO, § 14b UStG).

Die Einladung erhalten Sie von Ihrem Transporteur; er nutzt dafür die Kontaktdaten aus seiner Geschäftsbeziehung mit Ihnen. Offen: Einladungsweg und Rechtsgrundlage der Einladungs-E-Mail werden rechtlich geprüft (F-03).

Im Portal sehen Sie die Daten, die Ihre Transporteure zu Ihren Aufträgen führen: Aufträge mit Status und Mengen, Polter mit Standort, Liefer-, Verlade- und Arbeitsscheine, Rechnungen zu Ihren eigenen Aufträgen, Holzlisten und Stämme. Diese Daten stammen aus der Software des jeweiligen Transporteurs und werden an unseren Server übertragen, um sie Ihnen in Ihrem Konto anzuzeigen. Jeder Eintrag ist dem Transporteur zugeordnet, von dem er stammt. Kein Transporteur sieht die Daten eines anderen; wir zeigen Ihnen nur Daten, die Sie betreffen.

Dabei handeln wir im Auftrag des jeweiligen Transporteurs auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Offen: Die datenschutzrechtliche Rolle beim gebündelten Anzeigen über mehrere Transporteure wird anwaltlich geklärt (F-02).

Beendet ein Transporteur die Verknüpfung oder Sie selbst, werden seine Daten aus Ihrem Konto entfernt. Abgeschlossene Aufträge bleiben für einen begrenzten Zeitraum im Portal sichtbar; der Transporteur behält seine Daten in seiner eigenen Software. Offen: Dauer des Bestandsfensters (Entwurf: 3 Jahre nach Abschluss des Auftrags), F-09.

Hochgeladene Holzlisten (PDF) liegen im Portal nur, bis Ihr Transporteur sie geprüft und übernommen hat. Danach wandert die Originaldatei an den Speicherort des Transporteurs und wird im Portal gelöscht; abgelehnte Uploads bleiben 30 Tage mit dem Ablehnungsgrund sichtbar und werden dann gelöscht. Hochgeladene Dateien können Namen von Waldbesitzern und Ansprechpartnern enthalten; sie werden nur dem eingeladenen Transporteur zugänglich gemacht.

Lässt sich eine Liste nicht automatisch lesen, kann sie mit Hilfe eines KI-Dienstes (Anthropic, Verarbeitung möglicherweise außerhalb der EU auf Grundlage von Standardvertragsklauseln) ausgelesen werden. Offen: Einsatz, Rolle und Rechtsgrundlage des KI-Dienstes werden anwaltlich geprüft (F-08).

Notizen, die Sie zu einem Beleg schreiben, speichern wir mit Belegbezug, Zeitpunkt und Ihrem Konto und leiten sie an den betreffenden Transporteur weiter, der sie in seiner Software liest und bearbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wir senden Ihnen E-Mails nur, soweit das für das Konto nötig ist: Bestätigung der Registrierung und des Vertrags, Rechnungen, eine Erinnerung vor dem Ende des Probemonats und vor dem Ende eines Jahresabos, Hinweise zu Sicherheit, Änderungen und Löschung sowie Antworten auf Ihre Anfragen. Werbung versenden wir nur mit Ihrer Einwilligung. Versand über [E-Mail-Dienst der Plattform, folgt].

Zahlungsdaten geben Sie erst nach dem kostenlosen Probemonat an. Die Zahlung wickelt ein Zahlungsdienstleister ab, der Ihre Zahlungsdaten als eigener Verantwortlicher verarbeitet; wir erhalten nur den Zahlungsstatus und eine Kennung des Zahlungsmittels, nie die vollständigen Konto- oder Kartendaten. [Zahlungsdienstleister, Sitz und Datenschutzhinweise, folgt]

Auf Seiten mit Kartendarstellung (Standortkarte im Kundenportal) binden wir Kartenkacheln von Drittanbietern ein. Beim Laden der Karte wird Ihre IP-Adresse an den jeweiligen Anbieter übertragen; je nach Anbieter können Angaben zu Browser, Gerät und Zeitpunkt des Abrufs verarbeitet werden, da dies technisch für die Auslieferung der Kacheln erforderlich ist. Anbieter sind:

• OpenStreetMap Foundation (St Albans, Vereinigtes Königreich), Datenschutzhinweise
• Esri Inc. (USA), nur in der optionalen Satellitenansicht; dabei kann eine Übermittlung in die USA erfolgen.
• CARTO (CARTO Inc.), alternative Kartenansicht.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer funktionalen Standortdarstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die verwendeten Schriftarten liefern wir von unserem eigenen Server aus. Es besteht dabei keine Verbindung zu Servern Dritter, insbesondere nicht zu Google Fonts.

Wir sichern die Daten des Portals täglich verschlüsselt auf dem Server und zusätzlich in einem Speicher von IONOS (IONOS Object Storage, Rechenzentrum in Deutschland). Der Schlüssel liegt nur bei uns. Löschungen wirken in den Sicherungen zeitversetzt: tägliche Sicherungen bewahren wir 14 Tage, monatliche 12 Monate auf.

Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten: IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur (Server und Sicherungen); [E-Mail-Dienst]; [Zahlungsdienstleister]; Anthropic (nur beim Auslesen hochgeladener Holzlisten, Abschnitt 7). Ihre Transporteure erhalten Ihre Notizen und hochgeladenen Holzlisten. Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an die oben genannten Kontaktdaten. Daten, die Ihre Transporteure zu Ihren Aufträgen führen, berichtigt oder löscht der jeweilige Transporteur; wir leiten Ihre Anfrage weiter.

Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, für uns: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen an Website, Portal oder Datenverarbeitung dies erforderlich machen. Stand: Oktober 2026.